«La comunidad de agentes de carga actúa como eje de la cadena de suministro mundial; se asegura de que las mercancías correctas lleguen al lugar correcto», Matthew S. Axelrod, subsecretario de cumplimiento normativo para exportaciones de la Oficina de Industria y Seguridad (BIS, por sus siglas en inglés) de EE. UU.
La comunidad de agentes de carga y agentes de aduanas se encuentra en el corazón del comercio internacional y gestiona las complejidades de los procedimientos aduaneros, los controles de exportación y el cumplimiento de la normativa. Esta función crucial no sólo sostiene el flujo del comercio internacional, sino que también respalda la integridad de los sistemas normativos que lo rigen.
Por qué es importante un programa sólido de cumplimiento normativo
En la actualidad, organismos como la BIS y el Departamento de Estado de EE. UU. están intensificando su atención sobre el cumplimiento de las normas estrictas por parte de los agentes de carga. Estos organismos reguladores no se limitan a hacer cumplir las normas, sino que examinan activamente a los agentes de carga para asegurarse de que cuenten con programas de cumplimiento exhaustivos.
No dudan en imponer multas y sanciones sustanciales a las empresas que incumplan la normativa. Por ejemplo, en abril de 2023, la BIS impuso una multa récord de USD 300 millones a una empresa de tecnología por infringir la normativa sobre exportaciones, lo que pone de relieve los importantes riesgos financieros que corren las empresas que no cumplen la normativa.
Los principios clave para un programa robusto de cumplimiento
Para cumplir las rigurosas normas establecidas por los organismos reguladores, los agentes de carga deben adherirse a los principios clave señalados por la BIS para lograr un programa de cumplimiento normativo eficaz:
- Contar con un compromiso fuerte y continuo de la dirección. Para crear y mantener un programa eficaz, la alta dirección debe:
- apoyar públicamente las políticas y procedimientos de cumplimiento normativo
- aportar los recursos suficientes para el cumplimiento
- apoyar la formación sobre el cumplimiento de las normas de exportación al ofrecer sesiones de capacitación periódicas.
- Identificar y mitigar las vulnerabilidades potenciales de su empresa realizando evaluaciones de riesgo frecuentes.
- Redactar e implementar los procedimientos de autorización de exportación sobre la jurisdicción, la clasificación, la determinación de licencias y el monitoreo de las partes restringidas. Esto es vital para evitar que su empresa exporte artículos no autorizados y posiblemente se exponga a sanciones relativas a la exportación.
- Asignar funciones de mantenimiento de registros a los individuos y asegurarse de que los procedimientos cumplan los requisitos de la EAR § 762.4.
- Ofrecer capacitaciones a todo el personal involucrado en las exportaciones, incluido el personal de apoyo, para que se mantenga al día sobre la normativa y establezcan una red más amplia de contactos de profesionales de cumplimiento normativo para exportaciones.
- Realizar auditorías periódicas para evaluar qué tan bien que se aplican los procedimientos e identificar áreas de mejora.
- Implementar un programa para manejar los problemas de cumplimiento que incluye cómo prevenir las infracciones de las normativas de exportación y cómo tomar medidas correctivas cuando se detecta una infracción.
- Asegurarse de que el manual de cumplimiento se mantenga actualizado y pertinente para los integrantes de su empresa, tanto si se trata de crear un programa de cumplimiento normativo para las exportaciones (ECP, por sus siglas en inglés) por primera vez como de mantener un programa ECP ya establecido.
La creación de un programa robusto de cumplimiento normativo con ComplianceWise
En este contexto, la tecnología se convierte en un aliado indispensable. Un programa sólido de cumplimiento normativo que cuenta con la tecnología adecuada permite a los agentes de carga gestionar las complejidades del comercio internacional con seguridad y precisión.
ComplianceWise es una solución innovadora que integra fácilmente la gestión del cumplimiento normativo en sus operaciones diarias. Diseñada para las complejidades del comercio internacional, ComplianceWise simplifica la gestión del "qué, quién y dónde" del cumplimiento normativo con facilidad y precisión.
Cómo ComplianceWise incorpora controles avanzados de cumplimiento normativo en los flujos de trabajo de la logística
La evaluación del riesgo asociado a las mercancías
ComplianceWise realiza evaluaciones exhaustivas de los riesgos asociados a las mercancías en todas las reservas y todos los envíos. Con tecnología de BorderWise, nuestra base de datos y herramienta de referencia completa para el cumplimiento de la normativa aduanera, esta funcionalidad evalúa los riesgos normativos asociados a los artículos militares, los artículos de doble uso y otras categorías de comercio controlado, como aquellas reguladas por la Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres (CITES, por sus siglas en inglés).
BorderWise proporciona reglamentos comerciales globales, códigos de clasificación y normas de acuerdos comerciales actualizados, lo que facilita el cumplimiento en distintas jurisdicciones. Cuando se identifican riesgos, el sistema proporciona acceso inmediato a los requisitos pertinentes de cumplimiento de las normas de exportación e importación, lo que permite que profesionales de la logística tomen decisiones informadas con rapidez.
El monitoreo de partes restringidas y controles por país/región
ComplianceWise también integra el Monitoreo de partes restringidas y los controles de país/región en una vista única y optimizada en cada registro. Esta funcionalidad es crucial para prevenir la participación inadvertida en transacciones prohibidas. Las características principales incluyen:
- El registro de las decisiones de cumplimiento normativo: Los usuarios pueden documentar las decisiones clave de cumplimiento normativo y las notas correspondientes directamente en el registro, lo que genera una pista de auditoría clara.
- Los controles de los riesgos de cumplimiento normativo: El sistema pide a los usuarios que revisen los factores de riesgo relacionados con el cumplimiento normativo de un trabajo antes de proceder con acciones restringidas, lo que asegura que se tienen en cuenta todos los riesgos potenciales.
- Los bloqueos y anulación de los bloqueos: ComplianceWise puede impedir acciones restringidas cuando se identifiquen riesgos, pero los usuarios autorizados pueden anular estos bloqueos de ser necesario, lo que permite la flexibilidad en la toma de decisiones.
- La trazabilidad de auditorías: En caso de una auditoría por parte de las autoridades reguladoras como la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC, por sus siglas en inglés) o la BIS, ComplianceWise proporciona una trazabilidad detallada a nivel de trabajo que demuestra el proceso de cumplimiento normativo que se siguió.
La visibilidad integral del cumplimiento normativo
La pestaña Riesgos de cumplimiento en ComplianceWise ofrece una vista completa de todos los factores de riesgo asociados a un trabajo. Estos datos agregados determinan el estado general del riesgo relacionado con el cumplimiento normativo del trabajo, lo que permite a los usuarios evaluar los niveles de riesgo de un vistazo. Esto incluye:
- Los códigos arancelarios del sistema armonizado: El sistema coteja estos códigos con las bases de datos de cumplimiento normativo para identificar los riesgos relacionados con artículos militares, artículos de doble uso y otras mercancías controladas.
- El estado de monitoreo de partes restringidas: Proporciona el estado de control de todas las partes que participan en el envío para asegurar que ninguna entidad prohibida esté involucrada.
- Los países embargados: ComplianceWise marca cualquier país embargado asociado con el trabajo, lo que brinda otra capa de evaluación de riesgos.
El registro y los informes detallados sobre el cumplimiento de la normativa
ComplianceWise no solo ayuda a identificar y gestionar los riesgos, sino que también ofrece funciones sólidas de registro y elaboración de informes que son esenciales para mantener el cumplimiento de la normativa:
- Los registros de cumplimiento: El sistema registra cada cambio en el estado de cumplimiento de un trabajo, lo que incluye quién tomó la decisión y cuándo, de modo que se dispone de un registro completo del proceso de cumplimiento normativo.
- Los informes para la alta dirección: ComplianceWise genera reportes centrados en los riesgos de cumplimiento tanto para los envíos previstos como para los que ya salieron que indican las evaluaciones que se han realizado y destacan las áreas en las que los riesgos siguen sin abordarse.
Convierta el cumplimiento normativo en una ventaja competitiva
El entorno normativo actual exige un enfoque proactivo e integrado para la gestión de los riesgos relacionados con el cumplimiento normativo. Los agentes de carga deben dejar de considerar el cumplimiento normativo como una preocupación periférica y empezar a reconocerlo como un elemento central de su estrategia operativa, ya que el trabajo conjunto con los clientes de garantizar el cumplimiento normativo general en toda la cadena de suministro es crucial para proteger a todas las partes involucradas.
Al centralizar la gestión de riesgos asociados al cumplimiento normativo y garantizar una preparación adecuada para las auditorías, puede hacer que el cumplimiento normativo deje de ser una responsabilidad potencial y se convierta en un motor de excelencia y resiliencia empresarial.
Elegir ComplianceWise para salvaguardar sus operaciones, proteger su reputación e impulsar el éxito en un mundo con un nivel de regulación cada vez mayor.
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