A XPand Logistics adota uma abordagem orientada por dados, modernizando as operações com o CargoWise

A XPand Logistics, sediada no Reino Unido, oferece soluções personalizadas de transporte internacional e logística em todo o mundo.

Como um provedor de serviços de logística de menor porte, a XPand se diferencia pelo foco no atendimento ao cliente e se dedica a prestar serviços de logística rápidos, eficientes e econômicos para todo tipo de cliente e carga, seja por via rodoviária, marítima ou aérea.

Com a empresa fundada no ano 2000, já em 2017, a equipe da XPand sabia que precisava modernizar as operações para atender às expectativas dos clientes quanto a mais visibilidade e responsabilidade. A digitalização foi fundamental para que a XPand decidisse substituir seus três sistemas separados e centralizar todas as operações no CargoWise, eliminando processos manuais, reduzindo a quantidade de e-mails e, no final, oferecendo aos clientes novos níveis de visibilidade.

Plataforma centralizada para uma abordagem de atendimento ao cliente orientada por dados

Nigel Clark, diretor de operações da XPand Logistics, explica como os recursos de integração do CargoWise foram fundamentais na mudança para uma abordagem orientada por dados que melhora os serviços prestados aos clientes.

"Antes do CargoWise, tínhamos uma abordagem muito fragmentada, com sistemas separados para operações, desembaraço e contabilidade. Isso dificultava obter os dados de todos esses sistemas para formarmos uma visão clara das atividades, tanto para nós quanto para os clientes. Muitos processos eram manuais, e também não tínhamos imagens dos documentos. Agora usamos o CargoWise para tudo: todas as nossas atividades de agenciamento de carga, armazenagem e 3PL, contabilidade e comercial. A mudança para uma plataforma centralizada trouxe grandes ganhos de integração, automação e produtividade."

Com o CargoWise hospedado na nuvem, Clark explica que há benefícios adicionais de segurança e capacidade digital. "Antes do CargoWise, usávamos servidores físicos nos nossos escritórios, o que tornava necessário fazer backup. Ao migrar para a nuvem, não haverá perda de dados se o servidor cair.”

De acordo com Chris Pye, gerente de estratégia de TI da XPand, a mudança para uma abordagem orientada por dados é fundamental para atuar no setor de logística. "O uso inteligente de dados nos permite competir com as grandes empresas. Nossos clientes exigem cada vez mais informações sobre embarques, armazéns e estoques e, como o CargoWise é um sistema centralizado, podemos visualizar esses dados como um serviço a mais, com todas as métricas da cadeia logística.”

"A automação de container do CargoWise permite vincular um processo com um container. Assim, definimos marcos a serem atualizados automaticamente pela transportadora para que possamos rastreá-los e avisar os clientes sobre qualquer alteração, como a data prevista de chegada.”

“Mudar para o CargoWise também simplificou a forma como a XPand trabalha com os agentes internacionais. Usar o eHub para integrar um agente que utiliza o CargoWise é muito simples. Depois de configurar os fluxos de trabalho, basta inserir um código em uma caixa e pronto. Assim, quando enviamos um embarque ao nosso parceiro, esse agente não precisa fazer nenhuma inserção manual de dados, pois tem exatamente os mesmos dados que nós. O contrário também é verdadeiro. Uma vez que o embarque internacional tenha sido realizado, as informações são repassadas para nós e encaminhadas ao nosso cliente. É simples e agrega muito valor à nossa empresa."

Pye conta que implementaram a Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM, na sigla em inglês) integrada em toda a empresa, o que significa que agora usam o CargoWise do início ao fim, desde os primeiros contatos até a conversão deles em oportunidades, cotações, embarques e, depois, faturamento e contabilidade.

Mark Reid, gerente da filial da XPand em Manchester, destaca os benefícios operacionais do uso de um único sistema. "Como o sistema abrange todos os processos, desde a cotação até a entrega final, podemos controlar a conversão de cotações e embarques, assim como a lucratividade, para ter uma visão abrangente dos negócios."

Adoção de uma abordagem centrada no cliente

Eliminar a necessidade de digitar manualmente os dados principais também permite que os gerentes de conta da XPand se concentrem na atividade principal, que é melhorar os serviços para os clientes.

"O CargoWise modernizou nossos procedimentos", diz Dan McNab, gerente de contas que trabalha na XPand há 11 anos. "O sistema e a maioria dos processos anteriores eram manuais ou por e-mail, o que significava que não podíamos oferecer o rastreamento on-line nem a informação sobre a ETA dos embarques e o estoque global, coisas que os clientes demandam cada vez mais. Corríamos então o risco de ficar ultrapassados. Agora, com a consolidação dos sistemas de armazém, transporte e contabilidade, os clientes podem rastrear e ver as informações dos embarques sempre que quiserem pelo portal on-line, exportar os dados e usá-los para tomar decisões comerciais fundamentadas. Isso economiza tempo e reduz drasticamente os e-mails."

Automações para mais produtividade comercial e eficiência dos clientes

Os dados centralizados permitiram que a XPand implementasse várias automações que não são apenas mais eficientes, mas também melhoram significativamente o rastreamento de embarques da XPand, tanto para os nossos clientes quando para os deles, incluindo atualizações de marcos, declarações aduaneiras e processos de armazém.

Pye explica que algumas das maiores eficiências obtidas com a automação se encontram no segmento de armazenagem, com o uso do Sistema de Gestão de Armazém (SGA), no qual a XPand utiliza uma combinação de armazém de produtos, armazém de trânsito e recinto alfandegado, tudo para atender às diferentes necessidades dos clientes.

"Os clientes de comércio eletrônico que usam a modalidade de 'separação e embalagem' precisam que os pallets sejam distribuídos no estoque e os produtos embalados para entregas residenciais, como no caso de equipamentos de ginástica. Já os clientes de 3PL, como empresas de engenharia que recebem pedidos em massa de produtos de grande porte, como aço e alumínio, não precisam que o estoque seja distribuído em unidades individuais.”

"Reduzimos muito o tempo entre o momento que o cliente recebe um pedido e o que nós o enviamos para a transportadora. Um dos principais motivos é a implementação de scanners do SGA, que aumentaram significativamente nosso índice de separação e embalagem. Quando comecei aqui, o armazém não era sistematizado. Controlávamos centenas de pedidos por ano. Agora, gerenciamos milhares de pedidos por mês, tudo dentro do CargoWise. Isso mostra o quanto crescemos com o CargoWise."

Também há compatibilidade de integração com os sistemas de comércio eletrônico dos clientes, como Shopify, Cin7 e outros voltados ao gerenciamento de estoque, o que permite a automação de todo o processo e rastreamento do armazém.

Em 2020, a XPand lançou o serviço de despachante aduaneiro, coincidindo com os novos procedimentos aduaneiros decorrentes do Brexit para todas as importações e exportações da UE. As declarações eletrônicas automatizadas e o portal aduaneiro dedicado são operacionalizados por meio do CargoWise para garantir total transparência de todo o processo de transporte internacional. Os clientes podem optar por usar o portal da XPand Logistics como uma solução completa, tudo em um só lugar, ou integrá-lo perfeitamente aos seus sistemas de transporte e rastreamento.

McNab diz que fazer o desembaraço aduaneiro pelo CargoWise economiza muito tempo. "Antes, usávamos uma plataforma à parte, o que levava a muita duplicidade de entrada de dados. Agora, pelo CargoWise, os dados de todos os embarque são puxados para o arquivo do despachante, com apenas duas abas de informações adicionais precisando ser inseridas."

Reid diz que foi fácil seguir a transição do Reino Unido, do CHIEF, que é o sistema de controle aduaneiro de importação e exportação, para o CDS, que é o novo serviço de declaração aduaneira, porque as mudanças já estavam incorporadas no CargoWise.

"Temos um local de armazenamento temporário externo em Manchester chamado ETSF. É lá que podemos receber as mercadorias não desembaraçadas no armazém e fazer o desembaraço de lá mesmo, despachá-las para entrega. Se não estivermos em conformidade, receberemos multas. Fazemos essas operações no módulo de recinto alfandegado do CargoWise", explica Reid.

Neo é o futuro

Como parte do compromisso da XPand, de oferecer serviços excepcionais e soluções logísticas de ponta para os clientes, a empresa está testando o CargoWise Neo, uma central de controle abrangente, projetada para aumentar a visibilidade operacional da cadeia logística dos clientes.

"Somos um livro aberto para os clientes, e a interface de usuário modernizada do CargoWise Neo permitirá que acompanhem nossos principais índices de desempenho, como datas de saída, em tempo real e com relatórios automatizados. Trata-se de mais uma maneira de usar a tecnologia para nos diferenciar com os serviços que oferecemos aos clientes", diz McNab.