在一个以复杂的操作和庞大的供应商、分销商和客户网络而著称的行业中，数字化文档的使用，已被证明是一种更快、更安全和更高效的纸质流程替代方案。
遗憾的是，一些物流领导者被数字化文档的过时假设所束缚，不愿接受这项最终能让他们受益的技术。
是时候打破一些神话了！有五种常见的误解阻碍了物流领导者充分发挥数字化文档的潜力，让我们逐一击破：
1. 与现有平台和系统集成很困难。
几十年甚至几个世纪以来，从提单到发票和信用证，大量的文件都是以纸质形式进行管理，既定的系统和流程已经根深蒂固，这使其更换或改变显得过于困难和耗时。
即使是热衷于采用数字化系统的人，当他们试图将所使用的系统与其他数字化文档和流程整合时，也可能面临不兼容的问题。
然而，将新系统与现有系统集成是可以实现的，也是可以带来好处的，只需投资于符合商定行业标准的正确数字化系统，确保兼容性和易用性，同时不影响正在进行的操作和工作流程，这样就能获得更高的效率、准确性、可追溯性和可见性。
2. 数字化文档太容易受到数据泄露的影响。
由于需要很多的数据在整个行业中流动，才能支持日益复杂的物流流程，数据显然成为了您最具价值的资产之一。
由于恶意网络攻击或人为错误，数字化文档更容易发生数据泄露，这是另一种常见的误解。
因为，有了适当的系统，数字化可以通过加强内部控制、限制信息访问、检测篡改的审计跟踪、加密选项，以及依靠强大的备份和恢复流程等功能，来提高安全性。
通过整合所有文档并将其数字化，您可以消除对多个数据交换渠道的需求，同时最大限度地减少潜在漏洞，让您无后顾之忧，因为您知道您的数据受到保护，不会受到未经授权的访问、篡改和窃取。
3. 数字化成本太高。
如果高层物流领导者只关注配置、维护和支持数字化文档软件的前期成本，那么维持纸质流程似乎是一个具有成本效益的商业决策。但这并没有考虑到长期的财务和运营效益，即长期的总体拥有成本（TCO）。
事实上，随着时间的推移，数字化文档软件可以带来显著的成本节约和效率提升。纸质流程需要持续支付打印、存储和检索纸质文件的相关费用，更不用说还要承担文件丢失或损坏的风险了。
所有利益相关者，从现场操作人员到高管，都必须重新评估他们的假设，并将数字化文档的实施视为对长期效率、准确性和可见性的投资。
4. 人们更喜欢传统方法。
几个世纪以来，纸质流程一直是我们沟通、记笔记和保存记录的主要手段。
因此，企业和个人都习惯了纸质文件的触感和视觉效果，并将其作为一种值得信赖和熟悉的媒介。
依赖不合时宜的方法，就有可能在为客户提供过时的服务，从而导致客户的不满。在当今数字化时代，客户习惯于在个人生活、休闲和工作的各个方面使用数字化流程。因此，如果客户在与物流提供商互动时无法获得同等程度的便利、快捷和可见性，他们很可能会感到沮丧。
为了在当今不断发展的全球市场中保持竞争力和灵活性，供应链上的所有相关方都必须采用新的工作方式。
5. 法律和监管合规过于复杂，无法实现数字化。
尽管我们的全球供应链具有相互关联的性质，但各国和各国政府仍在继续针对数字化文档的使用实施单独的法规和条例，这可能会造成混乱，并为数字化文档的采用设置障碍。
例如，有些国家可能在法律上不承认电子提单，或者可能要求使用特定的数字签名或验证方法。
可以理解的是，同时跟踪多个监管框架的变化是一项艰巨的任务，需要极大的警惕性和适应性，而大多数物流企业缺乏有效完成这项任务所需的能力或专业知识。这可能会让人觉得将这些流程数字化并保持更新，太困难了。
值得庆幸的是，专门设计的软件解决方案可以提供一个集中式平台，用于安全地存储和共享文件，同时提供数字签名和认证方法的验证和核实，以确保符合当地法规。
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