总部位于英国的 Metro Shipping 对数字化创新非常重视。该公司成立于 1981 年，自 2005 年以来一直是无纸化的货运代理。从英国的六人团队发展至遍布全球超过三百人的规模，并在印度设立第二个数据中心，Metro 提供强大且适应性强的解决方案，将发货人与整个供应链紧密连结。
Metro 的总经理 Grant Liddel 已在现公司服务 13 年，其在整个集团累计工作年限达 35 年。
“我们非常灵活，决策过程非常迅速——这就是我们的企业文化。我们确实花时间去了解客户的运作方式，以及他们在供应链和物流方面的期望。这是一种全程协作的方式，我们不仅仅是帮他们运输制成品、产品或零部件，更要成为他们的合作伙伴，全面参与到客户的整体战略规划和决策过程中。”
Grant 解释说，业务扩展快速、客户需求提升以及在英国和海外陆续开设新办公室，导致他们原有的旧版 IT 系统已经不再适用。
“我们需要的是一个多功能、多地域适用的解决方案，它不仅要能满足我们当前持续扩张的需求，更要能适应未来高速数字化和技术发展的趋势。这些核心需求推动我们寻求能够满足这些要求的新系统。”
在评估市场上可用的系统时，Grant 指出 CargoWise 系统已在集团其他业务板块成功投入使用。
“能够涵盖所有不同的运输方式以及业务中的各项功能，对我们来说同样重要。市面上许多其他可用的软件要不是过于偏重海运，就是只专注空运。而 CargoWise 则在支持各运输方式上达到很好的平衡。”
Metro 的系统经理 Bradley Darkes 表示，转向基于云的解决方案是重要的一步。
“CargoWise 是一个云端平台，这对我们的帮助很大，因为我们的扩张计划包括在英国和印度设立新的办公室。相较我们的旧系统，CargoWise 提供的功能优势显著。其另一大亮点是生产力加速与视觉化引擎 (PAVE)，该模块可驱动工作流程自动化运作。”
在英国脱欧后使用 CargoWise 精简报关流程
CargoWise 的实施恰逢 2020 年英国脱欧的关键时点，这为 Metro 创造了拓展新业务领域——报关业务的契机。
报关经理 Natalie Frost 解释说，英国脱欧使得过去简单的流程变得复杂。
“在英国脱欧之前，货物在欧盟内的流通相当简单，但在英国脱欧之后，我们所有欧洲的货运都必须完成报关，流程也变得更加复杂。我们需要一个能够处理英国脱欧后庞大申报量的软件解决方案。
“CargoWise 的海关模块为我们带来多重效益，包括数据和工作流程自动化、报关单创建、与系统内商品编号的集成以及信息提示——所有这些都有助于加快流程并确保数据准确性。”
Natalie 还强调了正确将商品进行分类对于降低风险和避免罚款的重要性。
“由于 CargoWise 中商品分类与商品编号相关联，这提供了更高的确定性。系统提示功能非常实用，能及时提醒您可能需要补充信息或使用特定商品编号。这让团队更加安心。”
为了有效支持在报关团队全面推行 CargoWise 系统，Metro 开始使用 PAVE，利用视觉看板追踪任务进度。同时，还开发了自动化触发机制，使客户数据能够以电子化形式传送至 Metro，经审核后自动提交到英国海关。
CargoWise 还帮助 Metro 团队为客户提供更精准的定制化解决方案和个性化的服务水平协议(SLA)。
“借助该系统提供的精准性和高效性，我们能够比竞争对手更快地将报关文件交付给客户。报表功能也让我们能够为客户提供每月支出和其他关键绩效指标的月度报告，这在以前是很难做到的。”Natalie 说。
提供学习和发展机会
项目经理 Sophie Moss 解释说，海关模块的上线对公司而言是一段学习历程。
“这是一个全新团队，使用全新的软件——但一切运作得非常顺利，因为他们能以全新的视角来纵观全局。我们成功实现了文档自动化处理，包括报关单自动录入和账单自动生成。在完成海关业务模块的部署后，我们随即向集团其他业务板块全面推广该系统。”
在 Metro，培训和发展被视为业务成功的关键。随着所有 CargoWise 学习内容都能通过慧咨学院线上培训平台取得，Sophies 表示，这使得查找特定学习材料变得更加方便。
“我们投入了大量时间和精力在我们的培训计划、测试研讨会中，并确保我们的员工在系统上线后能获得充分支持与培训，而不只是单纯系统转换而已。PAVE 的实施还以高度可视化的方式，帮助员工清晰识别各项任务重点。”
Bradley 特别强调，分阶段实施策略对于从一开始就确保整个业务部门全面参与至关重要。
“保持员工全程参与和投入是非常重要的。一旦我们准备好推展至某个业务单元，我们便全力投入培训工作。每个业务单元都进行了定制化的培训，确保每个员工都能获得完成工作所需的技能——无论是开具发票、向承运人发送电子订舱信息，或是其他相关作业。”
整体业务效率提升
Metro的专属 CargoWise 系统团队与业务优化团队紧密合作，持续寻找提升效率与团队生产力的新方法。
“我们不会因为已有的成就而自满，因为慧咨亦从未停下脚步。功能持续更新，我们也不断重新评估业务，确保充分利用新功能，并让团队保持最高效率。”Bradley 说。
“我们现已成功上线了财务模块，包括应收账款、应付账款和现金账等功能，同时开始运用客户关系管理模块来记录商机。我们的下一步是最大化使用 PAVE。我们希望将尽可能多的任务自动化。”
Natalie 说，公司一直在 CargoWise 中不断发掘新的作业方式。
“我们每个月都会想出一些可以改进或改变的新点子，让业务流程更简单、更高效。”
以提升效率为例，她补充道：“一份包含 400 至 500 行的报关文件，过去操作人员可能需要花上三天才能完成，现在最多只需两个小时。”
客户也从完善的数据中受益。Natalie 解释道：“现在的报表不再只是显示运输了哪些货物，还包括运输的时间、费用以及清关的时间。通过 CargoWise，我们得以为客户提供更详细的信息。”
在自动化的帮助下，Metro 能够承接新业务并增加交易量，而无需增加更多人力。“从效率角度看，CargoWise 的自动化、工作流程及功能一年内为我们节省约 1 万小时工作量，相当于大约 7 名全职员工的工作时间。”
Grants 指出，通过 CargoWise 系统，永远有更高效率提升的可能性。“如果我们现在使用了 75% 的功能，那么仍有 25% 的效率潜力尚未被激发。而这还没有考虑未来的研发或技术应用。”
增长和扩展的前景
当谈到成功实施 CargoWise 和协助员工使用时，战略项目总监 Andrew White 提出了三个关键建议。
“首先，不要在实施团队上省钱。务必投入足够的资源，因为这是个大工程。其次，务必做好人员培训。切勿等到系统上线前一周才仓促开展临时培训。您必须确保正确地训练员工，并给他们足够的时间进行适当的学习。最后，测试，测试，再测试。”
业务增长和效率最大化是 Metro 的推动力。
“我们的首要目标是尽可能快速地扩展业务，但同时保持可控性。像 CargoWise 这样开放的系统将帮助我们做到这一点。CargoWise 将我们与世界连接，我们是同一个生态系统的一部分。在接下来的 12 到 24 个月内，我们的重点将放在如何最大限度地发挥该系统的作用。”Andrew总结道。