Come semplificare la gestione delle operazioni contabili e velocizzare il processo che va dalla fatturazione al pagamento

Dalla volatilità della domanda e dell’offerta fino alla chiusura dei porti e alla cancellazione dei voli, il COVID-19 ha avuto effetti di ampia portata e ha dimostrato quanto le supply chain mondiali siano profondamente interconnesse e interdipendenti.

Mentre in alcune parti del mondo si sta iniziando a guardare avanti ed è cominciata la fase di ripresa, molte aziende logistiche stanno cercando nella tecnologia un aiuto per ottimizzare i propri processi e al fine sopravvivere e crescere nella nuova normalità.

In mezzo a questi continui disagi, diventa sempre più importante sapere esattamente quale sia la propria situazione finanziaria in qualunque momento. Ciò può rapidamente diventare un processo complesso, costoso e richiedere molto tempo, se stai utilizzando un sistema contabile che non fa parte del tuo software operativo. 

Quando si utilizza un sistema di contabilità esterno, la gestione di esportazioni, importazioni, trasporto locale, agenzie marittime o spedizioni di magazzino aumenta il rischio di incorrere in problemi quali le doppie registrazioni, una costosa integrazione e una scarsa comunicazione tra i reparti.

CargoWise, la nostra piattaforma operativa per la logistica basata su cloud, sicura e affidabile, fornisce anche un sistema di contabilità aziendale profondamente integrato all’interno della piattaforma, consentendoti di gestire sia la contabilità operativa che quella non operativa.

I potenti e flessibili strumenti di contabilità di CargoWise operano con diverse valute e funzioni di conformità, il tutto supportato dai moduli di contabilità clienti, contabilità fornitori, libri cassa, determinazione prezzi e libro mastro.

Vuoi semplificare la tua gestione contabile oggi? Ecco cinque modi in cui CargoWise ti può aiutare:

1. Semplifica i processi di pagamento delle fatture

Con CargoWise, i tuoi clienti e i tuoi fornitori hanno la propria configurazione contabile individuale sia per le fatture attive che per quelle passive, applicata alle specifiche organizzazioni all’interno del sistema. Puoi anche impostare le tue preferenze per la fatturazione clienti e gestirne il credito direttamente dalla scheda dell’organizzazione stessa.

Inoltre, il nostro sistema di determinazione fiscale consente di applicare la tassazione corretta alle fatture, incluse le aliquote e la sotto-classe delle imposte, a prescindere dal Paese in cui stai operando.

2. Velocizza la fatturazione degli agenti

Se lavori con agenti stranieri, stabilire a chi va pagata una determinata cifra può essere complicato e richiedere molto tempo.

Con CargoWise, puoi generare report che abbinano le fatture attive e passive nette di ciascun cliente e fornitore, compensando automaticamente le transazioni e rendendo la gestione di questi pagamenti più facile e veloce.

3. Riduci il rischio di transazioni fraudolente

Nella sezione Fornitori, gli operatori possono utilizzare il processo di approvazione delle transazioni per consentire la fatturazione a società filiali oltre al processo per la registrazione di informazioni sulle fatture, il tutto prima che gli utenti autorizzati le approvino.

I pagamenti futuri possono anche essere modificati prima di essere contabilizzati e ogni pagamento può essere autorizzato o rifiutato da membri interni del team con i diritti di accesso appropriati.

4. Lavora più velocemente e in maniera più efficace

Registrare e monitorare i dati finanziari in modo accurato è di vitale importanza e CargoWise ti dà la possibilità di generare report completamente personalizzabili, come l’analisi della redditività in base alla rotta commerciale o alla modalità di trasporto, oppure in base al cliente o al vettore specifico.

Puoi facilmente salvare queste configurazioni come modelli da utilizzare in futuro e pianificare i report in modo che vengano generati automaticamente, mantenendoti aggiornato e migliorando l’efficienza.

5. Proteggi te stesso e la tua attività

Limitare i diritti di accesso in base ai ruoli e alle responsabilità fa sì che i tuoi operatori interni evitino di accedere e apportare modifiche ad aree del sistema, minimizzando i rischi di errore.

L’intero registro di sistema rende il sistema contabile altamente configurabile e ti consente di definire le impostazioni che più si addicono alla tua attività. Un ottimo esempio sono le funzioni di identificazione dei ricavi di CargoWise, che ti consentono di allineare l’identificazione dei costi e dei ricavi del conto economico con la fornitura di servizi, consentendoti di identificare il saldo di debitori e creditori, e la data di contabilizzazione delle transazioni.