So optimieren Sie Ihre Buchhaltungsabläufe und beschleunigen den Prozess von der Rechnung zum Zahlungseingang

Von Schwankungen bei Angebot und Nachfrage zu geschlossenen Häfen und gestrichenen Flügen, hatte COVID-19 weitreichende Konsequenzen und machte deutlich, wie stark vernetzt und voneinander abhängig die weltweiten Lieferketten wirklich sind.

Jetzt, wo einige Teile der Welt langsam in die Erholungsphase eintreten, setzen immer mehr Logistikunternehmen auf Technologie, um ihre Abläufe zu optimieren und in dieser neuen Normalität zu überleben und zu gedeihen.

Während des andauernden Zustands der Unsicherheit ist es wichtiger denn je, stets genau darüber informiert zu sein, wie es um Ihre Finanzen steht. Wenn Sie jedoch ein Buchhaltungssystem nutzen, das nicht Teil Ihrer Betriebssoftware ist, kann sich dies schnell als komplexe, teure und zeitraubende Herkulesaufgabe entpuppen. 

Wenn Sie Export-, Import-, Nahverkehrs-, Speditions- oder Lagersendungen abwickeln und dabei mit einem externen Buchhaltungssystem arbeiten, steigt das Risiko für Probleme wie doppelte Dateneingabe, kostenintensive Rück-Integration und unzureichende abteilungsübergreifende Kommunikation.

CargoWise, unsere sichere und zuverlässige Cloud-basierte Logistikplattform, bietet Ihnen genau die tief integrierten, unternehmensweiten und periodengerechten Buchhaltungs-Fähigkeiten, die Sie zur Verwaltung Ihrer betriebsbedingten, sowie nicht-betriebsbedingten Buchhaltung benötigen.

Die leistungsstarken und flexiblen Tools sind für verschiedene Währungen und Compliance-Funktionen konfiguriert, die alle durch Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Kassenbücher, Auftragsabrechnungen und das Hauptbuch unterstützt werden.

Möchten Sie Ihre betrieblichen und buchhaltungstechnischen Aktivitäten noch heute optimieren? CargoWise kann Ihnen auf folgenden fünf Wegen dabei helfen:

1. Rechnungsprozesse vereinfachen

Sowohl Kunden, als auch Lieferanten haben in CargoWise jeweils eigene Buchhaltungseinstellungen, sowohl für Debitoren als auch Kreditoren, die im gesamten System auf die jeweilige Organisation angewendet werden. Sie können außerdem direkt im Organisationsdatensatz für jeden Kunden Rechnungskonditionen einstellen und sein Kreditvolumen verwalten.

Zusätzlich sorgen unsere intelligenten Steuerermittlungs-Features dafür, dass Rechnungen mit korrekten Steuerangaben ausgestellt werden, einschließlich des Steuersatzes und der Steuerunterklasse, unabhängig davon, in welchem Land Sie tätig sind.

2. Rechnungsstellung an Agenten beschleunigen

Wenn Sie mit Auslandsagenten zusammenarbeiten, kann die Aufschlüsselung dessen, wer wem welche Beträge schuldet, zeitraubend und kompliziert sein.

Dank CargoWise können Sie Berichte über Netto-Debitoren- und Kreditorentransaktionen direkt mit Ihren Debitoren- und Kreditorenkonten abgleichen und vom System automatisch eine Ausgleichsbuchung erstellen lassen – so verläuft die Abrechnung deutlich einfacher und schneller.

3. Das Risiko betrügerischer Transaktionen verringern

Mittels der Transaktionsfreigabe-Funktion im Kreditoren-Buchhaltungsmodul ermöglichen Sie die Rechnungsstellung an Tochtergesellschaften und speichern Informationen in Rechnungsdatensätzen, bevor sie von befugten Nutzern freigegeben werden.

Zahlungsvorschläge können auch vor der Buchung bearbeitet werden, wobei jede Zahlung von internen Teammitgliedern mit den entsprechenden Sicherheitsrechten autorisiert oder abgelehnt werden kann.

4. Schneller und intelligenter arbeiten

Die akkurate Erfassung und Kontrolle Ihrer Finanzdaten ist von entscheidender Bedeutung und CargoWise bietet Ihnen hierzu konfigurierbare Berichtsfunktionen, wie z.B. eine Wirtschaftlichkeitsanalyse nach Routen oder Verkehrsträgern sowie die Analyse eines bestimmten Kunden oder Frachtführers.

Sie können diese Einstellungen ganz einfach als Vorlagen für die zukünftige Verwendung speichern und zudem die Ausführung von Berichten zur Steigerung Ihrer Effizienz automatisiert einplanen, sodass Sie stets den Überblick behalten.

5. Sich selbst und Ihr Geschäft schützen

Die Einrichtung von Zugriffsbeschränkungen auf Grundlage von Personalfunktionen und ‑Verantwortlichkeiten verhindert, dass Ihre Mitarbeiter auf bestimmte Systembereiche zugreifen und Änderungen vornehmen können, wodurch das Fehlerrisiko beträchtlich sinkt.

Die umfangreiche Systemregistrierung sorgt dafür, dass Sie Ihr Buchhaltungssystem bis ins Detail individuell auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Einstellung der Umsatzrealisierung in CargoWise, die Ihnen ermöglicht, Ihre Erlös- Kosten- und Umsatzerfassung mit durchgeführten Leistungen abzugleichen, sowie Ihre Debitoren- und Kreditorensalden zu überblicken, sobald Transaktionen gebucht werden.