Favoriser la croissance par l’innovation : comment Metro Shipping optimise ses opérations avec CargoWise

Metro Shipping, dont le siège social est au Royaume-Uni, prend l’innovation numérique au sérieux. Fondée en 1981, l’entreprise exerce dans le secteur du transit et a opéré une transition vers le numérique depuis 2005. Metro est passé d’une équipe de six personnes au Royaume-Uni à plus de 300 à l’international. L’entreprise dispose également d’un deuxième centre de données en Inde et propose des solutions résilientes et adaptables qui connectent les expéditeurs à l’ensemble de leur chaîne logistique.

Grant Liddel, directeur général de Metro, travaille dans l’entreprise depuis 13 ans et fait partie du groupe depuis 35 ans.

« Nous sommes extrêmement agiles, avec des processus de prise de décision très rapides. C’est la culture de l’entreprise. Nous prenons vraiment le temps de comprendre comment nos clients travaillent, et leurs aspirations au sein de la chaîne logistique et des opérations associées. Il s’agit d’une approche collaborative, d’un partenariat avec eux, et d’un engagement qui dépasse le simple transport de leurs articles manufacturés, produits ou composants. Nous faisons partie intégrante de la stratégie globale et du processus de planification avec nos clients ».

Grant explique que l’expansion rapide de l’entreprise, les exigences des clients et l’ouverture de bureaux à travers le Royaume-Uni et à l’étranger ont rendu leur ancien système informatique obsolète.

« Nous recherchions une solution polyvalente, capable de gérer plusieurs sites, offrant une protection à long terme grâce à sa capacité d’évolution continue, ainsi qu’une grande rapidité en matière de numérisation et d’innovation technologique. Ces critères ont motivé notre décision d’envisager un nouveau système afin de mieux répondre à nos besoins ».

Lors de la revue des systèmes disponibles sur le marché, Grant constate que CargoWise est déjà utilisé avec succès dans différentes entités du groupe.

« La capacité de couvrir tous les modes de transport, ainsi que les différentes fonctions de l’entreprise était tout aussi importante. La majorité des autres logiciels disponibles sont principalement destinés au fret maritime ou aérien, alors que CargoWise offre un bon équilibre ».

Bradley Darkes, Responsable systèmes chez Metro, déclare que migrer vers un système cloud a été une étape importante.

« CargoWise est basé sur le cloud, ce qui a facilité son déploiement lors de l’ouverture de bureaux au Royaume-Uni et en Inde dans le cadre de notre expansion. CargoWise propose des fonctionnalités bien supérieures à notre ancien système. Un avantage supplémentaire est PAVE « Productivity Acceleration & Visualization Engine », qui permet l’automatisation des workflows.

Optimisation des opérations en douane avec CargoWise après le Brexit

La mise en œuvre de CargoWise a coïncidé avec le Brexit en 2020, offrant à Metro l’opportunité de se tourner vers une nouvelle source de revenus qui est la déclaration en douane.

Natalie Frost, responsable douane, explique que le Brexit a rendu plus complexe ce qui était autrefois un processus simple.

« Ce qui était un processus très simple de déplacement de marchandises dans l’UE avant le Brexit est devenu plus compliqué avec la nécessité d’établir des déclarations en douane pour tous nos mouvements européens. Nous avions besoin d’une solution logicielle capable de gérer le volume important de déclarations à traiter après le Brexit ».

« Le module Douanes de CargoWise nous offre de nombreux avantages, notamment l’automatisation des données et des workflows, la création de déclarations, l’intégration des informations de tarif douanier dans le système, ainsi que des alertes informatives. L’ensemble de ces fonctions permet d’accélérer le traitement et de garantir l’exactitude des données ».

Natalie souligne également l’importance d’une classification correcte pour minimiser les risques et les pénalités.

« Avec les classifications associées aux informations tarifaires dans CargoWise, cela offre une certitude supplémentaire. Les avertissements signalant qu’il est nécessaire de saisir des informations supplémentaires ou d’utiliser un code tarifaire spécifique sont vraiment utiles. Cela donne plus d’assurance à l’équipe ».

Afin de faciliter la mise en œuvre de CargoWise dans l’équipe de douane, Metro a introduit PAVE et utilisé les tableaux de bord visuels pour le suivi des tâches. Des déclencheurs d’automatisation ont également été développés, facilitant le transfert électronique des données des clients vers Metro, afin d’être vérifiées et automatiquement transmises à l’autorité douanière du Royaume-Uni.

CargoWise a également permis à l’équipe de Metro d’offrir des solutions plus personnalisées et des accords de niveau de service uniques (SLA) à leurs clients.

« Grace à l’efficacité du système, nous sommes en mesure de fournir des déclarations aux clients plus rapidement que nos concurrents. La fonctionnalité de rapport permet également de fournir à nos clients des rapports mensuels sur les dépenses et d’autres ICP clés qui seraient autrement difficiles à produire », déclare Natalie.

Une opportunité d’apprentissage et de développement

Sophie Moss, cheffe de projet, explique que le lancement du module Douanes a présenté une courbe d’apprentissage pour l’entreprise.

« Il s’agissait d’une nouvelle équipe, avec un nouveau logiciel, ce qui a permis d’aborder la situation sous un angle différent. Nous avons pu mettre en œuvre l’automatisation des documents, des processus de déclaration et de facturation. Après les Douanes, nous avons poursuivi le déploiement dans le reste de l’entreprise ».

Chez Metro, la formation et le développement sont considérés comme essentiels au succès de l’entreprise. Avec CargoWise Learning maintenant accessible via le portail de formation en ligne WiseTech Academy, Sophie mentionne que cela rend la recherche de support de formation spécifique plus facile.

« Nous avons consacré beaucoup de temps et d’énergie à nos programmes de formation, à nos ateliers pilotes et au soutien de nos collaborateurs afin de faciliter leur adaptation au système, au-delà d’une simple transition ». La mise en œuvre de PAVE a également permis de visualiser clairement les tâches à accomplir ».

Bradley souligne que l’approche de déploiement par phases a été cruciale pour impliquer l’ensemble de l’unité commerciale dès le début.

« Il est très important d’impliquer les gens et de les faire participer tout au long du processus. Lorsque le moment est venu de déployer une unité commerciale, l’accent a été mis sur la formation. Chaque unité commerciale a bénéficié d’une formation adaptée afin que chacun soit apte à réaliser ses tâches, que ce soit pour la facturation, l’envoi de messages de réservation électroniques à un transporteur, ou d’autres tâches.

Gains d’efficacité dans l’ensemble de l’entreprise

L’équipe dédiée aux systèmes CargoWise de Metro travaille en étroite collaboration avec l’équipe d’amélioration de l’entreprise, cherchant en permanence de nouveaux moyens d’améliorer l’efficacité et la productivité de l’équipe.

« Nous ne nous reposerons pas sur nos lauriers car WiseTech ne se repose pas sur les siens. Il y a toujours de nouvelles fonctionnalités et nous réévaluons constamment nos activités pour nous assurer que nous maximisons l’utilisation des nouvelles fonctionnalités, et que notre personnel est aussi efficace que possible », déclare Bradley.

« Nous avons mis en œuvre la Comptabilité, y compris les comptes clients, les comptes fournisseurs et le module Livre de caisse, et nous utilisons maintenant le module de Gestion de la Relation Client pour enregistrer les opportunités. Les prochaines étapes pour nous concernent la maximisation de notre utilisation de PAVE. Nous voulons automatiser autant de tâches que possible ».

Natalie indique que l’entreprise est constamment à la recherche de nouvelles façons de faire les choses dans CargoWise.

« Tous les mois, nous trouvons quelque chose de nouveau qui peut être amélioré, simplifié ou rendu plus efficace ».

« Par exemple une déclaration de 400 à 500 lignes, qui nécessitait auparavant jusqu’à trois jours de travail pour un opérateur, peut désormais être complétée en deux heures au maximum ».

Les clients bénéficient également de l’amélioration des données. « Ce rapport ne se limite pas à indiquer le nombre d’expéditions réalisées ; il comprend aussi les dates d’expéditions, les montants versés et les dates de dédouanement. Grâce à CargoWise, le niveau de détail que nous pouvons fournir à nos clients s’est nettement accru ».

Avec l’aide de l’automatisation, Metro a en mesure d’accepter de nouveaux clients et d’accroître le volume de transactions sans avoir à recruter plus de personnel. « Si l’on regarde au niveau de l’efficacité, on constate que les automatisations, les workflows et les fonctionnalités de CargoWise ont permis d’économiser environ 10 000 heures de travail sur l’année, soit l’équivalent d’environ sept membres du personnel à temps plein », explique Sophie.

Grants indique qu’il y a toujours un potentiel d’efficacité toujours plus importante grâce à CargoWise. « Si nous utilisons 75 % de ses capacités maintenant, cela laisse encore 25 % d’efficacité à exploiter. Et cela sans compter les développements ou les applications futurs ».

Croissance et expansion à l’horizon

Concernant une mise en œuvre réussie de CargoWise et l’adoption du logiciel par l’équipe, Andrew White, directeur de projet stratégique, a trois conseils clés.

« Tout d’abord, investissez pleinement dans votre équipe de mise en œuvre. Assurez-vous d’allouer assez de ressources à la tâche, car elle demande beaucoup de travail. Deuxièmement, formez votre personnel. N’attendez pas la dernière minute avant la mise en œuvre pour former votre équipe. Vous devez former votre personnel correctement et lui accorder le temps nécessaire pour apprendre. Et enfin, testez, testez et testez ».

La croissance de l’entreprise ainsi que l’optimisation de l’efficacité et de la productivité constituent des priorités stratégiques pour Metro.

« Notre objectif premier est de développer l’entreprise aussi rapidement que possible, mais de manière contrôlée. Un système ouvert comme CargoWise nous permettra d’y parvenir. CargoWise nous relie aux autres parties du monde, nous faisons tous partie d’un système commun. L’utilisation optimale du système sera la priorité majeure au cours des 12 à 24 prochains mois », conclut Andrew.