Impulsionando o crescimento pela inovação: como a Metro Shipping promove eficiência com o CargoWise

A Metro Shipping, sediada no Reino Unido, leva a sério a inovação digital. Fundada em 1981, a empresa tem atuado como agente de carga digital desde 2005. Partindo de uma equipe de 6 pessoas no Reino Unido para mais de 300 em todo o mundo, e com um segundo data center na Índia, a Metro fornece soluções robustas e adaptáveis que conectam exportadores com toda a cadeia logística.

Grant Liddel, diretor-geral da Metro, está na empresa há 13 anos e há 35 anos no grupo corporativo.

“Somos extremamente ágeis e adotamos processos de tomada de decisão muito rápidos: é a cultura da empresa. Dedicamos realmente tempo para entender como os clientes trabalham e o que desejam na cadeia de suprimentos e logística. Trata-se de uma abordagem colaborativa, em parceria com os clientes, e muito trabalho para fazer bem mais do que simplesmente transportar peças, produtos ou componentes fabricados. Participamos do processo geral de estratégia e planejamento com os clientes”, diz Liddel.

Ele também explica que a rápida expansão dos negócios, as exigências dos clientes e a abertura de escritórios no Reino Unido e no exterior mostravam que o sistema de TI legado estava superado.

“Precisávamos de algo multifuncional, multilocal e que nos preparasse para um futuro de expansão contínua, além de alta rapidez de digitalização e desenvolvimento tecnológico. Foram essas as motivações para buscarmos um sistema novo que atendesse às nossas necessidades”, concluiu.

Ao avaliar os sistemas disponíveis no mercado, Grant notou que o CargoWise já vinha sendo utilizado com sucesso em diferentes partes do grupo corporativo.

“A capacidade de cobrir todos os diferentes modais, assim como as diversas atividades da empresa, foi igualmente importante. Muitos dos outros softwares disponíveis focavam em frete marítimo ou aéreo. No CargoWise, existe um equilíbrio muito bom”, afirma Liddel.

Bradley Darkes, gerente de sistemas da Metro, diz que a mudança para uma solução baseada na nuvem foi um passo importante.

“O CargoWise é baseado na nuvem, um aspecto que realmente conseguimos aproveitar bem, porque parte do nosso crescimento foi a abertura de escritórios no Reino Unido e na Índia. A funcionalidade que o CargoWise oferece, em comparação com o sistema legado, é significativa. Outro benefício foi o Productivity Acceleration & Visualization Engine (PAVE), um mecanismo de visualização e aumento da produtividade que permite fluxos de trabalho automatizados”, esclarece Darkes.

Agilidade no desembaraço aduaneiro pós-Brexit com o CargoWise

A implementação do CargoWise coincidiu justamente com o Brexit, em 2020, dando à Metro a oportunidade de explorar uma nova fonte de receita: desembaraço aduaneiro.

Natalie Frost, gerente de desembaraço aduaneiro, explica que o Brexit trouxe complexidade para um processo que era mais simples.

“O que era um processo muito fácil de circulação de mercadorias pela UE antes do Brexit, tornou-se mais complicado com a necessidade de preenchimento de declarações aduaneiras para todas as nossas movimentações no bloco. Precisávamos de uma solução de software que fosse capaz de lidar com o grande volume de declarações que preencheríamos quando o Brexit acontecesse.

“O módulo de desembaraço do CargoWise nos oferece vários benefícios como dados e fluxos de trabalho automatizados, elaboração de declarações, integração com as informações tarifárias dentro do sistema e avisos informativos. Tudo isso ajuda a acelerar o processo e garantir a precisão dos dados”, garante Frost.

Ela também enfatiza a importância da classificação correta para reduzir riscos e multas.

“Com as classificações vinculadas às informações tarifárias no CargoWise, temos uma garantia a mais. Pequenos avisos, que alertam para a possível necessidade de inserção de informações complementares ou a utilização de um código de nomenclatura específico, são realmente úteis. Isso deixa a equipe mais confiante”, ressalta Frost.

Para ajudar na implementação do CargoWise em toda a equipe de desembaraço aduaneiro, a Metro introduziu o PAVE e utilizou painéis visuais para controlar as tarefas. Também foram desenvolvidos gatilhos de automação, permitindo o envio eletrônico de dados dos clientes para a Metro, os quais são analisados e retransmitidos automaticamente para o órgão aduaneiro do Reino Unido.

O CargoWise também possibilitou que a equipe da Metro oferecesse soluções mais personalizadas e um SLA (contrato de licença de serviço) exclusivo para os clientes.

“Diante da precisão e velocidade que ganhamos com o sistema, conseguimos fazer declarações para os clientes mais rapidamente do que alguns de nossos concorrentes. A funcionalidade de relatórios também nos permite fornecer aos clientes relatórios sobre os gastos mensais e outros KPI importantes que não teríamos conseguido gerar com tanta facilidade”, diz Frost.

Oportunidade de aprendizado e desenvolvimento

Sophie Moss, gerente de projetos, explica que a entrada em operação do módulo de desembaraço foi uma curva de aprendizagem para a empresa.

“Era uma equipe nova com um sistema novo, mas funcionou perfeitamente porque pudemos tratá-lo de outra perspectiva. Conseguimos implementar documentos informatizados, automatizando as declarações e o faturamento. Quando a fase do desembaraço foi concluída, começamos a implementação no restante da empresa.”

Na Metro, treinamento e desenvolvimento são vistos como cruciais para o sucesso da empresa. Com todo o conteúdo de aprendizado do CargoWise agora disponível pelo portal de treinamento online da WiseTech Academy, Sophie diz que ficou mais fácil encontrar um material específico para aprender.

“Dedicamos muito tempo e esforço aos planos de treinamento e workshops de teste, assim como garantindo que a equipe recebesse ajuda e se sentisse confortável com o sistema, em vez de simplesmente fazer a mudança. A implementação do PAVE também ajudou a destacar as tarefas individuais de uma maneira muito visual”, acrescenta Frost.

Darkes enfatiza que a estratégia de implementação em fases foi fundamental para envolver toda a unidade de negócios desde o início.

“É muito importante manter as pessoas envolvidas e engajadas o tempo todo. Assim que ficávamos prontos para implementar uma unidade de negócios, focávamos fortemente em treinamento. Cada unidade de negócios teve um treinamento personalizado para garantir que as pessoas adquirissem o conhecimento necessário para realizar o trabalho, independentemente de ser sobre faturamento, envio de mensagem de uma reserva eletrônica para uma transportadora ou qualquer outra coisa”, reforça Darkes.

Ganho de eficiência em toda a empresa

A equipe dedicada aos sistemas CargoWise na Metro trabalha em estreita colaboração com a de melhoria de negócios, buscando sempre novas maneiras de aumentar a eficiência e produtividade.

“Não vamos nos acomodar com os avanços, porque não é isso que a WiseTech faz. Sempre tem recursos novos, e nós reavaliamos constantemente o nosso negócio e garantimos a maximização do uso das novas funcionalidades e a maior eficiência possível da nossa equipe,” diz Bradley.

“Já implementamos a contabilidade, incluindo contas a receber, contas a pagar e o módulo de livro-caixa. Agora estamos usando o módulo de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente para registrar as oportunidades. Os próximos passos serão maximizar o uso do PAVE. Queremos automatizar o máximo de tarefas possível”, explica.

Frost diz que a empresa está o tempo todo encontrando novas formas de trabalhar no CargoWise.

“Todo mês encontramos algo novo que podemos melhorar ou mudar para tornar tudo mais fácil e eficiente.”

Ela cita como exemplo de aumento de eficiência o fato de que “uma declaração de 400 a 500 linhas, que antes poderia levar até três dias para ser preenchida por um operador, agora leva no máximo duas horas.”

Os clientes também se beneficiam dos dados avançados. “Não se trata apenas de um relatório mostrando quais embarques foram feitos. Também inclui quando, por quanto e a data do desembaraço. O nível de detalhamento que podemos fornecer aos clientes devido ao CargoWise melhorou significativamente”, conclui.

Com a ajuda da automação, a Metro conseguiu assumir novos negócios e expandir as operações sem aumentar o número de funcionários. “Se olharmos para a eficiência, podemos dizer que as automações, os fluxos de trabalho e as funcionalidades do CargoWise economizaram cerca de 10 mil horas de trabalho no ano, o equivalente a cerca de sete funcionários em tempo integral”, explica Moss.

Grants observa que sempre existe potencial para uma eficiência ainda maior com o CargoWise. “Se estivermos usando 75% dos recursos, ainda tem mais 25% de eficiência que podem ser aproveitados. Sem considerar outros desenvolvimentos ou aplicativos no futuro”, destaca Liddel.

Horizonte de crescimento e expansão

Quando se trata de uma implementação bem-sucedida do CargoWise e da adoção do sistema pelos funcionários, Andrew White, diretor de projetos estratégicos, tem três dicas importantes.

“Primeiro, não economize com a equipe de implementação. Garanta uma alocação suficiente de recursos para a tarefa, porque a quantidade de trabalho envolvido é enorme. Segundo, treine a equipe. Não deixe nenhum treinamento de última hora para a semana antes de ativar o sistema. É importante que a equipe receba o treinamento certo no tempo adequado. Por último, teste, teste e teste”, aconselha White.

Expandir os negócios e maximizar a eficiência e produtividade é a força motriz na Metro.

“Nosso objetivo número um é expandir os negócios o mais rápido possível, mas de maneira controlada. Um sistema aberto como o CargoWise nos permite fazer isso. O CargoWise nos conecta com outras partes do mundo, com todos integrando um único sistema. Utilizar o sistema da melhor forma possível será um grande foco nos próximos 12 a 24 meses”, conclui Andrew.