Digitale Dokumentation: 5 verbreitete Klischees und wie man sie überwindet

In einer Branche, die für komplexe Vorgänge und weitläufige Netzwerke von Lieferanten, Zwischenhändlern und Kunden bekannt ist, haben sich digitale Dokumente längst als schnellere, sicherere und effizientere Alternative zu papierbasierten Prozessen erwiesen.

Leider halten viele Entscheidungsträger in der Logistikbranche weiterhin an veraltete Klischees über digitale Dokumente fest und hindern sich so selbst daran, diese Technologie anzunehmen und letztendlich davon zu profitieren.

Es wird Zeit, diese Klischees aus der Welt zu schaffen! Wir räumen mit fünf häufigen Fehlannahmen auf, die Entscheidungsträger in der Logistikbranche davon abhalten, das volle Potenzial digitaler Dokumente zu entdecken:

1. Die Integration mit vorhandenen Plattformen und Systemen ist schwierig.  

Nach jahrzehntelanger, oder gar jahrhundertelanger Verwaltung einer Vielzahl von Papierdokumenten, von Konnossementen über Rechnungen bis hin zu Akkreditiven, haben sich diese etablierten Systeme und Prozesse eingeschliffen, sodass es zu schwierig und zeitaufwändig erscheint, sie zu ersetzen oder zu ändern.

Selbst diejenigen, die die Annahme digitaler Systeme in Angriff nehmen wollen, stehen, beim Versuch einer Integration anderer digitaler Dokumente und Prozesse, Kompatibilitätsproblemen gegenüber. 

Jedoch ist es durchaus möglich und vorteilhaft, neue Systeme mit vorhandenen zu integrieren, wenn Sie in die richtigen digitalen Systeme investieren, die akzeptierten Branchenstandards entsprechen und kompatibel und leicht zu bedienen sind, und dabei weder Ihren Betrieb noch Ihre Arbeitsabläufe unterbrechen – so können Sie die Vorteile besserer Effizienz, Genauigkeit, Nachverfolgbarkeit und Transparenz voll ausschöpfen.

2. Die Anfälligkeit digitaler Dokumente für Datenleaks ist zu groß.  

Angesichts der vielen Informationen, die in der Branche zur Unterstützung immer komplexerer Logistikprozesse ausgetauscht werden, sind Daten eine Ihrer wertvollsten Ressourcen. 

Ein weiterer weit verbreiteter Irrglaube ist, dass digitale Dokumente anfälliger für Datenpannen durch böswillige Cyberangriffe oder menschliches Versagen sind.

Wenn allerdings die richtigen Systeme vorhanden sind, erhöht Digitalisierung die Sicherheit, da interne Kontrollpunkte gestärkt, Zugang zu Informationen beschränkt und Manipulationsversuche durch Prüfprotokolle aufgedeckt werden. Zudem gibt es Verschlüsselungsoptionen und robuste Backup- und Wiederherstellungsverfahren.

Durch die Konsolidierung und Digitalisierung aller Dokumente können Sie auf mehrere Datenaustauschkanäle verzichten und gleichzeitig potenzielle Schwachstellen minimieren und beruhigt sein, dass Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Diebstahl geschützt sind.

3. Digitalisierung ist zu teuer.  

Wenn Logistik-Führungskräfte lediglich die Kosten für die Konfiguration, Instandhaltung und den Support einer digitalen Dokumentationssoftware berücksichtigen, erscheinen papierbasierte Vorgänge als eine kosteneffiziente Geschäftsentscheidung. Jedoch zieht dies nicht die langfristigen finanziellen und betrieblichen Vorteile in Betracht – die Gesamtkosten des Betriebs oder „Total Cost of Ownership“

In Wirklichkeit kann digitale Dokumentationssoftware im Laufe der Zeit zu erheblichen Einsparungen und Effizienzsteigerungen führen. Papierbasierte Vorgänge ziehen laufende Kosten in Verbindung mit dem Drucken, Lagern und Wiederauffinden der physischen Dokumente nach sich – ganz zu Schweigen vom Risiko verlorener oder beschädigter Dokumente. 

Es ist wichtig, dass alle Beteiligten, von den Mitarbeitenden vor Ort bis hin zu den Führungskräften in der Chefetage, ihre Annahmen überdenken und die Einführung der digitalen Dokumentation als eine Investition in langfristige Effizienz, Genauigkeit und Transparenz betrachten.

4. Menschen bevorzugen traditionelle Vorgehensweisen.  

Seit Jahrhunderten dienen papierbasierte Prozesse als wichtigstes Mittel der Kommunikation, des Mitschreibens und der Protokollierung.

Deshalb sind Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen an die greifbaren und visuellen Eigenschaften des Papiers gewöhnt und bevorzugen es als vertrautes und verlässliches Arbeitsmittel.

Wenn Sie sich jedoch auf veraltete Methoden verlassen, riskieren Sie, Ihren Kund*innen einen veralteten Service zu bieten, was zu Unzufriedenheit führen kann. Im heutigen digitalen Zeitalter sind Kund*innen daran gewöhnt, digitale Prozesse in verschiedenen Aspekten ihres Privat-, Freizeit- und Arbeitslebens zu nutzen. Wenn sie daher, bei der Interaktion mit Logistikanbietern, nicht das gleiche Maß an Bequemlichkeit, Geschwindigkeit und Transparenz erfahren, kann das schnell zu Frustration führen.

Es ist wichtig, dass alle Beteiligten entlang der Supply-Chain die neuen Arbeitsweisen annehmen, um im heutigen, schnelllebigen, globalen Markt wettbewerbsfähig und agil zu bleiben.

5. Rechtliche und regulatorische Compliance-Anforderungen einer Digitalisierung sind zu komplex.  

Trotz der Vernetzung unserer globalen Lieferketten führen Länder und Regierungen weiterhin individuelle Regeln und Vorschriften für die Verwendung digitaler Dokumente ein, was zu Verwirrung führen und die Umsetzung behindern kann.

Zum Beispeil erkennen einige Lände eBLs nicht an oder verlangen bestimmte digitale Signaturen oder Authentifizierungsmethoden.

Es ist verständlich, dass die parallele Verfolgung von Änderungen in verschiedenen Regelwerken zu einer gewaltigen Aufgabe wird, die enorme Wachsamkeit und Anpassungsfähigkeit erfordert – und die meisten Logistikunternehmen verfügen nicht über die erforderlichen Ressourcen oder das Fachwissen, um diese Aufgabe effektiv zu bewältigen. Dies könnte den Eindruck erwecken, dass es zu schwierig ist, diese Prozesse zu digitalisieren und auf dem neusten Stand zu halten.

Zum Glück können speziell entwickelte Softwarelösungen eine zentrale Plattform für die sichere Speicherung und den Austausch von Dokumenten bieten und gleichzeitig die Validierung und Verifizierung digitaler Signaturen und Authentifizierungsmethoden ermöglichen, um die Einhaltung lokaler Vorschriften zu gewährleisten.

Die Zentralisierung Ihrer Dokumente in allen Ländern, in denen Sie tätig sind, ermöglicht es Ihren Teams, sich schnell an die sich ändernden gesetzlichen Anforderungen anzupassen und gleichzeitig die Genauigkeit und Geschwindigkeit des Informationsaustauschs zu verbessern, um doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu optimieren.

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