E-Fakturierung-Compliance: Vier Dinge, die Sie wissen müssen

Derzeit gibt es kein einheitliches, klares Konzept für globale Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung und der Prozess zur Implementierung von E-Fakturierung unterschiedet sich gewaltig zwischen den verschiedenen Ländern. Zum Beispiel wird in einigen Ländern die Verwendung von EDI für den Datenaustausch vorgeschrieben, während in anderen E-Signaturen benötigt werden. Sogar die Dauer, für die elektronische Rechnungen archiviert und gespeichert werden müssen, unterschiedet sich oft enorm.

Für Logistikdienstleister bedeutet dies das Risiko der Nichteinhaltung von Vorgaben, es sei denn, Ihnen sind sämtliche Gesetze und Vorschriften aller Länder, in denen Sie geschäftlich tätig sind, geläufig. Außerdem kommen womöglich erhebliche IT-Kosten für das Einrichten, die Verwaltung und Pflege von einzelnen E-Fakturierungs-Complianceanforderungen für jedes einzelne Land auf Sie zu. 

Aufgrund dieser Komplexität müssen Logistikanbieter, die die Implementierung von E-Fakturierungsprozessen planen, die den lokalen Anforderungen entsprechen, mehr beachten als die grundlegende Digitalisierung der gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen.

Sie sollten stattdessen den Mehrwert in Betracht ziehen, der durch die weitgehende Automatisierung des gesamten Fakturierungsprozesses über ein integriertes E-Fakturierungssystem entsteht, das speziell für die einzigartigen Anforderungen von globalen Logistikunternehmen erschaffen wurde.

So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Fakturierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht

Viele Länder erlassen zunehmend neue Vorschriften und Gesetze, die festlegen, wie elektronische Rechnungen zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden müssen. Dies beinhaltet Kontrollen des Formats von elektronischen Rechnungen, Richtlinien für den direkten Austausch oder den Austausch über die lokale Steuerbehörde, sowie unterschiedliche Anforderungen für die Archivierung, wie die Dauer der Aufbewahrung, den Archivierungsort und das Archivierungsformat.

Obwohl die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen nicht in allen Ländern gleich sind, gibt es doch einige grundlegende Faktoren, die Logistikdienstleister beim Thema Rechnungs-Compliance beachten sollten:

1. Authentizität

Es ist sehr wichtig sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen tatsächlich vom Aussteller der Rechnung gesendet wurden. Sie können die Authentizität durch die Anwendung elektronischer Signaturen oder den Austausch elektronischer Rechnungen über EDI rechtlich absichern.

2. Sicherheit

Der Inhalt der Nachricht muss zwischen dem Herkunfts- und dem Bestimmungsort sicher und unverändert bleiben. IT-Anforderungen, wie elektronische Signaturen oder EDI, können dabei helfen.

3. Lesbarkeit

Elektronische Rechnungen müssen, gemäß lokalen, behördlichen Vorschriften, in einem strukturierten Format (XML, UBL etc.) generiert werden und dabei, sowohl im strukturierten Format, als auch im lesbaren Format, vom Menschen lesbar sein.

4. Speicherung

Elektronische Rechnungen müssen in jedem Land für einen bestimmten Zeitraum, für Audits und Steuerprüfungen, zur Verfügung stehen. Es kann sein, dass auch der Speicherort vorgeschrieben wird, und damit die Archivierung der Dokumente außerhalb des Herkunftslandes beschränkt ist.

In verschiedenen Ländern geschäftlich tätig zu sein, bedeutet, dass viele verschiedene Regeln und Prozesse eingehalten werden müssen. Es ist von entscheidender Bedeutung, über die richtigen Tools zur Bewältigung dieser Schwierigkeiten zu verfügen.

Die integrierte Fakturierungs-Lösung von CargoWise kann bei der Einhaltung komplexer lokaler Anforderungen behilflich sein und Ihnen die Gewissheit verleihen, dass Sie Steuerregeln und -vorschriften einhalten, egal in wie vielen Ländern Sie tätig sind.

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