總部位於英國的 Metro Shipping 對數位創新非常重視。該公司成立於 1981 年，自 2005 年以來一直是無紙化的貨運代理。從英國的六人團隊發展至遍布全球超過三百人的規模，並在印度設立第二個資料中心，Metro 提供強韌且靈活的解決方案，將託運人與整個供應鏈緊密連結。
Metro 的董事總經理 Grant Liddel 已在公司服務了 13 年，並在整個集團累積了 35 年的資歷。
「我們非常靈活，決策過程非常迅速，這就是我們的企業文化。我們確實花時間去了解客戶的運作方式，以及他們在供應鏈和物流方面的期望。一切攸關相互之間合作的方式，與他們建立夥伴關係，而不僅僅是幫他們運送製成品、產品或零組件。我們與客戶共同參與整體的策略制定與規劃流程。」
Grant 表示，業務擴展快速、客戶需求提升，以及在英國和海外陸續開設新辦公室，導致他們原有的舊式 IT 系統已經不敷使用。
「我們需要一個多功能、多據點的解決方案，能在持續擴張以及數位化與技術高速發展的環境下，為我們未來做好準備。這些是促使我們尋找新系統以滿足我們需求的驅動因素。」
在評估市場上可用的系統時，Grant 指出 CargoWise 已經在集團其他部門成功導入並使用。
「能夠涵蓋所有不同的運輸模式，以及業務中的各項功能，對我們來說同樣重要。市面上許多其他軟體要不是過於偏重海運，就是只專注在空運；而 CargoWise 則在支援各運輸模式上達到很好的平衡。」
Metro 的系統經理 Bradley Darkes 表示，轉向雲端解決方案是重要的一步。
「CargoWise 是一個雲端平台，這對我們的幫助很大，因為我們的擴張計畫包括在英國和印度設立新的辦公室。CargoWise 提供的功能與我們的舊系統相比具有顯著差異。一個額外的好處是生產力加速和視覺化引擎 (PAVE)，幫助實現工作流程自動化。」
脫歐後透過 CargoWise 精簡報關流程
CargoWise 的導入恰逢 2020 年脫歐，這讓 Metro 有機會轉向新的收入來源：報關業務。
報關經理 Natalie Frost 表示，脫歐使得過去簡單的流程變得更為複雜。
「在脫歐之前，貨物在歐盟內部的流通相當簡單，但脫歐後，所有對歐洲的貨運都必須完成報關，流程也變得更加複雜。我們需要一個能夠處理脫歐後龐大申報量的軟體解決方案。
「CargoWise 的報關模組為我們帶來多重效益，包括資料與工作流程自動化、報單建立、與系統內稅則號別資訊的整合，以及訊息提示等，這一切都加快了流程並確保數據準確性。」
Natalie 也強調正確將貨物進行分類對於降低風險與避免罰款至關重要。
「由於 CargoWise 中的貨物分類與稅則號別資料相連，這能帶來更高的準確性。系統提醒您需要補充資料或使用特定稅則號別的小提醒，都非常有幫助。這讓團隊更加放心。」
為有效支持在報關團隊導入 CargoWise 系統，Metro 開始使用 PAVE，利用視覺看板追蹤任務進度。同時，還開發了自動化觸發機制，使客戶資料能以電子化形式傳送至 Metro，經審核後自動提交英國海關。
CargoWise 也讓 Metro 團隊能夠為客戶提供量身訂做的解決方案與獨一無二的 SLA 維護協議。
「憑藉系統帶來的高準確性與高效率，我們能比競爭對手更快地將報關文件交付給客戶。報表功能也讓我們能為客戶提供每月支出與其他關鍵績效指標的月報，這在以前是很難做到的。」Natalie 表示。
提供學習與發展機會
專案經理 Sophie Moss 認為，報關模組的正式上線對公司而言是一段學習歷程。
「這是一個全新團隊，使用全新的軟體，但一切運作得非常順利，因為他們能以全新的視角綜觀全局。我們成功導入了文件自動化，為申報與帳單流程實現自動化。在報關模組完成後，我們便開始將系統推廣至整個業務的其他部門。」
在 Metro，培訓和發展被視為業務成功的關鍵。Sophie 表示，隨著所有 CargoWise 學習內容都能透過慧諮學院線上培訓平台取得，搜尋特定教材變得更加方便。
「我們投入了大量時間與心力在培訓計畫、測試工作小組，並確保同仁在系統上線後能獲得充分支援與學習，而不只是單純系統轉換而已。PAVE 的導入也幫助大家以非常直觀的方式掌握各自的工作項目。」
Bradley 強調，分階段的推展策略十分關鍵，讓整個業務團隊從一開始就積極參與整個流程。
「保持人員全程參與和投入是非常重要的。一旦準備好推展至某個業務單位，我們便全力投入培訓工作。每個業務單位都進行了量身訂做的培訓，確保每位員工都能獲得完成工作所需的技能，不論是開立帳單、發送電子訂艙訊息給運輸業者，或是其他相關作業。」
整體業務效率提升
Metro 的專屬 CargoWise 系統團隊與業務優化團隊密切合作，持續尋找提升效率與團隊生產力的新方法。
「我們不會因已有的成就而自滿，因為慧諮亦從未停下腳步。功能持續更新，我們也不斷重新評估業務，確保充分利用新功能，並讓團隊保持最高效率。」Bradley 說。
「我們已導入會計模組，包括應收帳款、應付帳款及現金簿，現在也開始使用客戶關係管理模組來記錄商機。我們的下一步是最大化使用 PAVE。我們希望將盡可能多的任務自動化。」
Natalie 表示，公司一直在 CargoWise 中不斷發掘新的作業方式。
「我們每個月都會想出一些可以改進或改變的新點子，使其更簡單、更高效。」
以提升效率為例，她補充道：「一份包含 400 至 500 行的報關文件，過去操作人員可能需要花上三天才能完成，現在最多只需兩小時。」
客戶也從完善的數據中受益。Frost 解釋道：「報表不再只是顯示他們運送了哪些貨物，還包括運送的時間、運送的費用以及清關的時間。透過 CargoWise，我們得以為客戶提供更詳細的資訊。」
受惠於自動化，Metro 能夠承接新業務並增加交易量，而無需增加更多人力。「從效率角度看，CargoWise 的自動化、工作流程及功能在一年內為我們節省了約一萬小時的工作量，相當於大約七名全職員工的工作時間。」Sophie 解釋。
Grants 指出，透過 CargoWise 系統，永遠有更高效率提升的可能性。「如果我們現在使用了 75% 的功能，那麼還有 25% 的效率可以被釋出。而這還不考慮未來的研發或技術應用。」
成長與擴展的前景
談到成功導入 CargoWise 及協助員工使用，策略專案總監 Andrew White 提出了三項關鍵建議。
「首先，不要在實施團隊上省錢。務必投入足夠的資源，因為這是個大工程。其次，訓練您的員工。不要等到上線前一週才突然推出緊急培訓。您必須確保正確地訓練員工，並給予他們足夠的時間進行適當的培訓。最後，測試、測試再測試。」
業務增長和效率最大化是 Metro 的推動力。
「我們的首要目標是盡可能快速地擴展業務，但同時保持可控性。CargoWise 如此的開放系統將能幫助我們做到這一點。CargoWise 將我們與世界連接，我們是同一個生態系統中的一部分。「在接下來的 12 到 24 個月內，我們的重點將放在如何有效地優化運用此系統。」Andrew 總結道。