So sparen Spediteure, dank Automatisierung, Kosten für manuelle Dateneingabe

Die Automatisierung ist eng mit der historischen Entwicklung der Logistikbranche verknüpft. Von der Dampfmaschine über den Gabelstapler bis hin zu den heutigen robotergestützten Kommissionier- und Verpackungsmaschinen gehört auch die technologische Entwicklung fest zur Branche dazu.  

Obwohl es bereits Präzedenzfälle für die Beschleunigung und Priorisierung der Automatisierung bei der Dateneingabe gibt, haben einige Logistikunternehmen den Sprung noch nicht ganz gewagt, und das könnte sie teuer zu stehen kommen.  

„Sich auf papierbasierte Dokumente und manuelle Dateneingabe zu verlassen, kann zeitaufwändig und teuer sein, vor allem wenn es darum geht, Lockdowns zu umgehen oder termingebundene Sendungen zu verwalten”, so Darren Matthews, Global Business Development Analyst bei WiseTech Global.  

„Angesichts der weiterhin auftretenden Brüche entlang der Lieferketten haben Initiativen zur digitalen Transformation Priorität, und zwar von der Vorstandsebene her. Jetzt ist wirklich der ideale Zeitpunkt, um manuelle Prozesse der alten Schule abzuschaffen und sie durch Technologie und Automatisierung zu ersetzen, die echte Innovation fördern.   

Probleme bei der manuellen Dateneingabe  

Logistikdienstleister müssen unglaublich große Mengen an unterschiedlichen, nicht digitalisierten Daten verwalten, von gescannten B/Ls über Rechnungen bis hin zu Luftfrachtbriefen.  

Wie bei jeder arbeitsintensiven Aufgabe gibt es Risiken für Unternehmen, die sich weiterhin auf die manuelle Dateneingabe verlassen, was oft zu Nacharbeit, Duplikaten und potentiell sogar zu Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften führen kann.  

„Viele meinen, dass ungenaue Dateneingabe einer der kostspieligsten Fehler ist, die Logistikunternehmen unterlaufen können“, sagt Matthews. „Das liegt daran, dass es so viel Fehlerpotenzial gibt, vor allem, wenn man mit sprachlichen, rechtlichen und regionalen Unterschieden konfrontiert wird.”   

Zusätzlich zu dem hohen Fehlerrisiko, führen, laut Matthews, manuelle Prozesse dazu, dass es den Anbietern an vollständigen und zuverlässigen Informationen fehlt, was die Skalierung ihrer Betriebsabläufe noch weiter erschwert. 

„Besonders das Ablegen von papierbasierten Dokumenten in verschiedenen Büros und die anschließende Suche nach den relevanten Daten, kostet Zeit und lässt potentiell Kosten ansteigen. Kombiniert mit dem hohen Transaktionsvolumen, das Logistikdienstleister bewältigen müssen, ergeben sich verschiedene Herausforderungen, die schwer zu lösen sind.”  

Leistungseinschränkungen bei der manuellen Dateneingabe  

Scott McCorquodale, Head of Airline Connectivity bei WiseTech Global , erinnert sich noch genau an die Zeiten, in denen Luftfrachtbriefe manuell ausgefüllt und dann in ein Computersystem übertragen wurden, und ist froh, dass dies mittlerweile größtenteils der Vergangenheit angehört.  

„Früher verließ man sich größtenteils auf papierbasierte Dokumente, was zu vielen Ineffizienzen geführt hat. Das hat sich in den letzten Jahren geändert, und viele Fluggesellschaften priorisieren ihre digitale Transformation inzwischen stark.”  

Scott McCorquodale zufolge drängen viele Fluggesellschaften darauf, dass die Spediteure vollständig von manuellen Prozessen abrücken und ihre Luftfrachtkapazitäten über elektronische Buchungen verwalten. Dies wird entweder auf der Webseite der Fluggesellschaft, auf Branchenportalen oder über eine Logistik-Softwarelösung wie CargoWise abgewickelt.  

„Spediteure, die nicht auf eBookings umsteigen, müssen sich darüber im Klaren sein, dass einige Fluggesellschaften jetzt eine zusätzliche Gebühr für manuelle Buchungen verlangen“, so McCorquodale. „Dennoch lässt es sich nicht leugnen, dass der bisherige Buchungsprozess, der sich auf traditionelle Kommunikationsmethoden wie Telefonanrufe und E-Mails stützt, jetzt so eklatant ineffizient ist, dass sie einfach auf die elektronische Methode umsteigen müssen, oder sie riskieren, auf der Strecke zu bleiben.” 

Manuelle Dateneingabe lähmt die Produktivität  

Ashley Skaanild, Regional Vice President of Logistics Data and Ocean Connectivity bei WiseTech Global, stimmt diesen Bedenken zu und sagt, dass Technologie zwar sehr leistungsfähig sein kann, Logistikanbieter sich aber davor hüten sollten, zu viele unterschiedliche oder - schlimmer noch - unsichere Softwaresysteme einzusetzen.  

Er gibt zu Bedenken, dass einige kleinere Unternehmen zwar digitale Angebote auf den Markt gebracht haben, die auf spezifische Kundenbedürfnisse eingehen, diese sich aber oft nur auf bestimmte Segmente der Lieferkette konzentrieren. Dann muss der Versender, Spediteur oder Frachtführer mehrere Lösungen zusammenschustern, was kostspielig und mit erheblichen Risiken verbunden sein kann. 

So ist zum Beispiel ​die manuelle Eingabe und Übertragung von Daten zwischen diesen verschiedenen Systemen und Nutzer*innen zeitaufwändig, und das Fehlerpotenzial steigt mit jeder neuen Dateneingabe. Darüber hinaus ist es fast unmöglich, den Überblick über alle Aufträge im gesamten Unternehmen zu behalten, was zu einer doppelten Bearbeitung von Aufträgen führen kann und wiederum die Kundenzufriedenheit negativ beeinflusst. 

„Ganz offensichtlich steigt das Risiko für Fehler und Cybersicherheitsprobleme, wenn man mehrere Systeme verwendet, anstatt die Daten in eine End-to-End-Logistikplattform einzugeben, die die Daten ohne Unterbrechungen an mehrere Frachtführer weitergeben kann“, erklärt er.  

Beschleunigte Dateneingabe dank neuer Technologie  

Es ist unbestreitbar, dass die Daten, die benötigt werden, um Waren von A nach B zu schicken, umfangreich und komplex sind. Infolgedessen werden in der Branche zunehmend Technologien für maschinelles Lernen und natürliche Sprache eingesetzt, um die Abläufe entlang der gesamten Lieferkette zu automatisieren. 

Laut Matthews hilft diese Technologie, die in unserer tief integrierten globalen Logistikplattform CargoWise zum Einsatz kommt, Unternehmen beim Übergang zu einer stärker automatisierten, papierlosen und produktiven Umgebung. 

Im Wesentlichen schaffen wir viele mühsame und fehleranfällige Dateneingabeprozesse ab, so dass Abläufe weniger aufwändig und viel effizienter sind.  

„Sobald wir die Daten in das System übertragen haben, fügen wir Relevanz- und Suchmodelle, sowie Ausnahme- und Geschäftsablauf-Workflow-Management hinzu, um unseren Kunden zu helfen, das zu finden, was sie brauchen, um sich auf das Notwendige zu konzentrieren und Störgeräusche zu minimieren“, sagt er.  

Es sind diese intelligenten Automatisierungen sowie bereinigte, aggregierte und standardisierte Daten von allen beteiligten Logistikdienstleistern, die es Spediteuren laut McCorquodale ermöglichen, schnell zu reagieren und zeitnahe Entscheidungen zu treffen. 

„Speziell in der Luftfrachtbranche wurde dies im Laufe der Jahre von den Branchenverbänden, insbesondere der International Air Transport Association, vorangetrieben. Tatsächlich unterstützen eine Reihe von Logistikplattformen, wie CargoWise, bereits diese Digitalisierungsinitiativen und werden im Einklang mit neueren Projekten weiterentwickelt, wie z. B. ONE Record von der IATA .” 

Die Zukunft der digitalen Transformation mittels bereits erworbenem Wissen gestalten  

Systeme zu wechseln oder zu verändern, die „wir schon immer so verwendet haben“, stößt häufig auf Gegenwehr. Das Gleiche gilt auch für die Dateneingabe.  

Jedoch ist die manuelle Dateneingabe nicht nur zeitaufwändig, sondern auch teuer. Die Aufrechterhaltung hoher Genauigkeitsstandards erfordert auch einen hohen Ressourceneinsatz. Und gerade für die Spediteure, die täglich immer größere Mengen an Dokumenten bearbeiten, können Fehler sehr schnell sehr teuer werden. 

„Durch die Automatisierung der Dateneingabe können diese Prozesse beschleunigt werden. Damit steigt mit großer Wahrscheinlichkeit auch die Datenqualität“, sagt Matthews abschließend.  

„Unsere Kundenunternehmen profitieren 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche von verbesserter Geschwindigkeit und Datengenauigkeit, so dass sich ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Letztlich ist es aber auch ein konsequenterer Ansatz, der sie in die bestmögliche Position für einen echten, langfristigen Erfolg bringen wird.”  

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Sie dank der Automatisierung der Dateneingabe von CargoWise Ihre Gewinne maximieren. Kontaktieren Sie uns