Trotz Hindernissen wird digitale Dokumentenverwaltung der Standard für Spediteure

Während die Arbeit im Homeoffice und virtuelle Meetings selbstverständlich geworden sind, hat die Corona-Pandemie viele Unternehmen der Logistikbranche, schneller als sie es sich je hätten vorstellen können, in das digitale Zeitalter und damit in eine papierlose Betriebsumgebung katapultiert.  

Doch auch unabhängig von dieser rasanten Umstellung, hatten viele branchenführende Unternehmen bereits ihre Prioritäten auf einen Wechsel hin zu digitaler Dokumentenverwaltung gesetzt. Sie wussten, dass der Verlass auf papierbasierte Prozesse im Betrieb von effizienten Supply-Chains nicht nur unproduktiv war, sondern langfristig gesehen auch einen sicherer Weg in eine Katastrophe darstellte.  

Der Austausch von elektronischen Transaktionen und digitalen Dokumenten in der Logistiklandschaft kann komplexe Geschäftsprozesse völlig neu gestalten. Unabhängig von der Beförderungsart, ist es eine effiziente, wirtschaftliche, und sichere Methode für die Übertragung von Geschäftsinformationen in Bezug auf die Güterbeförderung.

Besondere Vorteile von elektronischen Dokumenten 

Zusätzlich zu alltäglichen Transaktionen, wie z. B. Aufträgen oder Rechnungen, gewährleistet der elektronische Datenaustausch in der Logistik das betriebliche Zusammenspiel zwischen den Beteiligten (Käufer*innen, Lieferanten, Lagerhäuser, Spediteure, etc.) in allen Phasen einer Sendung.  

„Geschwindigkeit war schon immer eine Priorität für Logistikunternehmen“, erklärt Aurelie Zengerlin, Business Development Executive bei WiseTech Global . „Sie brauchen jederzeit schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente, von Luftfrachtbriefen, zu B/Ls, Manifesten und Ladelisten, bis hin zu Bestellaufträgen, Rechnungen und vielen anderen.“ 

Laut Zengerlin mussten viele Unternehmen, die sich dem Wechsel zu papierlosen Prozessen widersetzt hatten, im Angesicht von Lockdowns mit ansehen, wie sich ihr Betrieb erheblich verlangsamte, da der Zugriff auf Papierdokumente und Akten im Büro nicht länger ohne Weiteres möglich war. 

„Für viele Logistiker war das ein echtes Aha-Er­leb­nis“ sagt sie. „Ich glaube nicht, dass irgendjemand mit dem Ausmaß der Lockdowns gerechnet hat, und mit der Tatsache, dass die übermäßige Abhängigkeit von papierbasierten und manuellen Prozessen, im Zuge eines solchen Zusammenbruchs, einfach nicht mehr machbar war.“  

Angela Gadaev, International Logistics Product Portfolio Manager bei WiseTech Global, stimmt dem zu und betont, dass diejenigen Unternehmen, die schon mit der Einführung einer automatisierteren, papierlosen Betriebsumgebung begonnen hatten, einen Schritt voraus waren, als sich die Auswirkungen der Pandemie zeigten. 

„Wir wissen, dass Logistikanbieter unglaublich große Mengen an grundverschiedenen, nicht-digitalisierten Daten verwalten müssen und dass die Verarbeitung dieser Papierdokumente kosten- und zeitaufwendig ist.“, so Gadaev.  

„Ein Wechsel zu elektronischer Dokumentenverwaltung reduziert die Zeit, die für das Ordnen, Archivieren, Suchen, Aktualisieren und Verteilen manueller Dokumente verwendet wird, und bewirkt gleichzeitig eine Kosteneinsparung. Alle Informationen werden an einem sicheren Ort gespeichert und flexible Sichtbarkeits-Einstellungen, basierend auf Unternehmen, Niederlassung oder Abteilung, tragen dazu bei, dass nur zugelassene Benutzer*innen oder Teams auf bestimmte Dateien zugreifen können.“

Spediteure stehen beim Wechsel zu elektronischer Dokumentenverwaltung immer noch Hindernissen gegenüber 

Warum hinkt die Logistikbranche, und einige Speditionsunternehmen, im Vergleich zu anderen Branchen, bei der Implementierung von elektronischer Dokumentenverwaltung hinterher? 

Bedenken hinsichtlich des Mangels an Standardisierung von elektronischen Dokumenten ist eines der Hindernisse, das einer großflächigen Implementierung durch Frachtführer und Unternehmen der Logistikbranche im Weg steht.  

„Die universellen Standards für elektronische Dokumentenverwaltung sind begrenzt. Deshalb kann es sein, dass abhängig von der Beförderungsart, dem Herkunftsland oder dem Bestimmungsland, papierbasierte Dokumentation für einen Teil, oder die gesamte Dokumentation einer Sendung, erforderlich ist.“ erläutert Gadaev.

„Luftfracht, als Beförderungsart, hat schon fortgeschrittene Standards in Bezug auf die Digitalisierung von Luftfracht-Prozessen, die, aufgrund der Geschwindigkeitsanforderungen, schon seit längerer Zeit etabliert sind. Aber auch diese reifen Prozesse entwickeln sich ständig weiter, weil auch die Branche wächst und somit die regulatorischen Compliance-Anforderungen.“  

Natürlich ist ein anderer Faktor, für die langsame Implementierung elektronischer Dokumentenverwaltung, der interne Widerstand.  

Laut Scott McCorquodale, Head of Airline Connectivity bei WiseTech Global, kann es manchmal schwierig sein, Unternehmen davon zu überzeugen, mit einer alt eingesessenen Art und Weise zu brechen und neue Tools zu implementieren, womit eine Änderung der internen Vorgehensweise und eine Investition in die Technologie zur Dokumenten-Erstellung, -Übertragung und -Speicherung einhergeht. Wenn diese Hürde jedoch überwunden ist, kann es dem Unternehmen helfen, sich weiterzuentwickeln. 

„Einfach ausgedrückt, kann diese Zurückhaltung oft auf Angst und Ungewissheit zurückgeführt werden“, sagt er. „Eine sichere, langsame Entwicklung wurde schon immer einer drastischen Änderung vorgezogen, aber weil viele Logistiker glauben, dass Widerstand gegen den Wandel die größte Hürde für den digitalen Erfolg ist, ist es für uns alle an der Zeit, umzudenken,“

Elektronische Dokumentenverwaltung gewinnt an Fahrt  

Es findet jedoch, zumindest in den weiter entwickelten und bedeutenderen Bereichen, ein langsamer Wandel statt.  

2020 hat die International Air Transport Association (IATA) das Branchenziel bekannt gegeben, bis Ende 2022 100% elektronische AWBs (eAWB) zu erreichen. Diese Initiative begünstigt die Digitalisierung von Frachtprozessen. Zum Beispiel hat Lufthansa Cargo im Februar 2022 bekanntgegeben, dass sie der IATA-Initiative folgt und dass ab dem Sommer-Flugplan am 27. Marz 2022, alle Sendungen auf Grundlage eines eAWB befördert werden müssen, wenn dies für die Route möglich ist.

Im August 2024, plant die EU ihre EU-weiten elektronischen Frachtbeförderungsinformationen Inkraft zu setzen. Diese Verordnung lässt auf einen rechtlichen Rahmen für die Akzeptanz von elektronischen Frachtbeförderungsinformationen durch Behörden als ein gültiges Format hoffen, sodass dann keine Dokumente mehr gedruckt werden müssen.  

„Ich glaube, dass alle gerne eine vollständige digitale Dokumentenverwaltung hätten. Glücklicherweise gibt es einige sehr fortschrittliche Airlines, die die Richtung der Branche angeben und darauf hinarbeiten“ sagt McCorquodale.  

„Wir könnten uns also am Anfang eines weiteren Vorstoßes zur Digitalisierung der Frachtprozesse befinden. CargoWise ist Teil dieser Entwicklung, weil jede Luftfracht-Sendung, die über die Platform generiert wird, elektronisch ist. Infolgedessen werden Daten jetzt standardmäßig gesendet, es sei denn, der Spediteur entscheidet sich bewusst, dies nicht zu tun.“

Auf dem Weg zu einer papierlosen und produktiveren Umgebung

Laut Zengerlin geht es bei verlorener Produktivität nicht nur darum was Mitarbeiter*innen nicht richtig machen, sondern auch darum, was sie effizienter erledigen könnten, wenn sie in Bereichen eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden, anstatt sie mit Papierkram und Datenübertragungs-Aufgaben zu beschäftigen, die auch automatisiert werden könnten. 

„Logistik ist eine prozessgesteuerte Branche. Jeden Tag werden Aufgaben wieder und wieder ausgeführt - mit unterschiedlichem Anteil an manuellem oder fachlichem Zutun.“ sagt sie. „Wenn arbeitsintensive, sich wiederholende und fehleranfällige Tätigkeiten, die auf papierbasierten Dokumenten beruhen, automatisiert und beschleunigt werden, ist das immer die beste Option, und Ihr Unternehmen profitiert erheblich davon.“  

Für Gadaev ist es eine der wichtigsten Lektionen über den Vorstoß von EDI und einer papierlosen Betriebsumgebung.  

„Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden von zeitaufwendigen, sich wiederholenden Aufgaben befreit und können sich stärker auf den Kundenservice konzentrieren und ihre Fähigkeiten erweitern. Es besteht dann die Möglichkeit für sie, angehäuftes Wissen über das Unternehmen einzusetzen und Kundenanforderungen besser zu verstehen, anstatt ihre Fähigkeiten dazu einzusetzen, Dokumente zu suchen oder Daten einzugeben“, sagt sie zum Abschluss. 

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über die Kosten von papierbasierten Prozessen zu erfahren, und wie Technologie Logistikunternehmen hilft, in eine automatisiertere, papierlose Betriebsumgebung vorzuschreiten. Kontaktieren Sie uns